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Como Planejar o Dia a Dia e Aproveitar Melhor o Seu Tempo?

08 de outubro de 2020

Planejar x Executar

 

Entre planejar e executar, pode haver uma distância muito grande, talvez infinita, ou seja pode ser que você nunca chegue a executar o que planejou, os motivos podem ser variados.

 

Por que não Executo o Que Planejei?

 

Fiz Um Planejamento mas ao iniciar a execução percebo que não faz muito sentido, devo continuar só porque planejei detalhadamente?

 

Há uma linha muito tênue entre ser o famoso “cabeça dura” e ser persistente. 

 

Ficar insistindo em algo que não faz sentido só por que foi planejado assim?

 

Ou dizer será preciso mudar os planos me equivoquei nesta decisão.

 

Vivemos em um mundo onde:

 

Errar continua sendo humano.

 

Mas quanto mais rápido você errar e reconhecer o seu erro mais chances de sucesso no seu projeto e menos prejuízo para a empresa.

 

Uma Outra possibilidade é:

 

Planejo, mas não consigo executar  o meu planejamento no dia a dia.

 

É sobre esta questão que queremos falar neste post.

 

Como toda boa empresa em “Tempos de Coronavírus”  uma boa parte do que tínhamos planejado no início do ano e que tínhamos toda certeza que iríamos executar.

Foi como poderia dizer? Por água abaixo.

 

Então, vimos a necessidade de rapidamente criar novos planejamentos e novas formas de execução, já que os tempos e a forma de trabalhar mudaram totalmente da noite para o dia.

 

Pensando neste novo formato de trabalho e novas formas de delegar e acompanhar resultados, fizemos esta pergunta:

 

Como Planejar   o Dia a Dia e Aproveitar Melhor o Nosso Tempo?

 

Pensamos no pai da Administração e como poderíamos adaptar os seus princípios para os dias atuais.

 

Quem estudou Administração deve ter ouvido falar em Frederick W. Taylor considerado o pai da administração científica por ter sido o primeiro a se preocupar em organizar o trabalho realizado nas fábricas buscando o aumento da produtividade através da organização e da aplicação de métodos de produção.

 

O Taylorismo é definido em 4 princípios:

 

  • Planejamento

 

Criando uma metodologia que tornasse fácil ensinar como determinada tarefa poderia ser executada sempre que fosse necessário ensinar alguém.

 

  • Preparo e Treinamento

 

Taylor percebeu que treinar e ensinar eram tarefas distintas porém complementares e que selecionar a pessoa certa para a tarefa certa era a base para o aprimoramento do colaborador.

 

  • Cooperação e Controle

 

A constante supervisão poderia  garantir que o aprendizado se transformasse em atitudes práticas que iriam influir positivamente na realização do trabalho.

 

  • Execução e Delegação  

 

Tarefas e responsabilidades divididas  a fim de que à direção coubesse a parte para a qual estava preparada mas sem deixar de interagir e cooperar com os trabalhadores.

 

Apesar de antigos estes princípios se mostram bem atuais, e se adaptados à nossa realidade atual, podemos encontrar maneiras muito eficazes para alcançar a meta de Planejar e Executar.

 

Pensando no primeiro princípio que é Planejamento

 

Se você tiver dentro da sua empresa para aquelas tarefas fundamentais  e que são rotineiras um método desenvolvido que mostre como desempenhar esta atividade, claro nada impede que a pessoa possa implementar alguma melhoria se for necessário.

 

Mas, com um método claro e escrito na ausência do responsável outra pessoa poderá assumir e realizar a atividade sem grandes mudanças na rotina da empresa. 

 

Ou seja, você não terá que parar o que planejou para o seu dia, para executar esta tarefa.

 

Sobre Preparo e Treinamento

 

O preparo começa em saber selecionar a pessoa correta para a posição certa. 

 

Isto inclui que você como líder conheça a atividade e saiba fazer as perguntas certas no momento da seleção, para receber as respostas que precisa e acertar na escolha do colaborador.

 

Também é importante que saiba como explicar para o novo contratado de forma que possa compreender e não simplesmente treiná-lo de forma mecânica para que seja um executor.

 

Sobre Cooperação e Controle

 

Nos dias atuais, considerando a necessidade de trabalhar de forma remota a supervisão inicial garante que o aprendizado se transforme em atitudes práticas para a boa execução do trabalho mesmo que seja a distância.

 

Sobre Execução e Delegação

 

Tão importante quanto assumir as responsabilidades de decisões importantes, é saber delegar com confiança.

 

Alguns líderes não conseguem executar o planejado, simplesmente porque são exageradamente centralizadores e não conseguem delegar.

 

Mas lembre-se:

 

  • Se você criou algum método para execução das atividades rotineiras.
  • Selecionou adequadamente.
  • Ensinou

 

Não há porque centralizar aprenda a delegar e confiar.

 

Você verá como será capaz de executar o planejado diariamente.

 

Mas Para Planejar Melhor o Dia a Dia e Aproveitar Melhor o Seu Tempo?

 

Será necessário algumas outras atitudes:

 

Controle as Distrações do Mundo Moderno

 

Hoje em dia estamos todos ultra conectados tudo é muito rápido e todos queremos estar atualizados sobre tudo o tempo todo.

 

Estabeleça regras para visualização de Whatsapp, redes sociais e notícias só veja no horário de trabalho o que for pertinente à atividade que está sendo desenvolvida.

 

Crie rituais por exemplo uma reunião toda segunda feira das 9h às 10h,  para falar sobre resultados de vendas da semana anterior e previsões para a semana que inicia.

 

Se o horário da reunião é às 9h, comece a reunião às 9h, quem não estiver presente fica de fora,  seja uma reunião física ou virtual.

 

Se a reunião é sobre um tema evite temas paralelos inicie e termine no horário agendado.

Quanto ao Planejamento

 

Coloque no papel o planejamento estratégico que você definiu para a empresa.

 

Envolva os participantes na definição do plano, ao estarem envolvidos na criação, se sentirão mais responsáveis com as entregas,  compartilhe uma cópia com todos os envolvidos.

 

Faça com que cada pessoa da equipe seja responsável pela execução e entrega de alguma tarefa.

 

Crie algum tipo de recompensa para conclusão e atingimento das metas do planejado.

 

Estabeleça metas tangíveis defina prazos para as entregas, é fundamental que seja cumprido o estabelecido para que a credibilidade não seja perdida.

 

Disciplina

 

Disciplina é fator fundamental se você deseja começar a executar o que planeja.

 

Comece aos poucos, mas comece com organização e métodos seu dia será muito mais produtivo e você se sentirá muito mais descansado e  sem aquela sensação de estar sempre correndo contra o tempo ou deixando de fazer algo que era importante.

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